OMBUD

Negli ultimi anni, il lessico delle organizzazioni italiane si è arricchito di parole chiave inglesi come compliance, whistleblowing, ESG (Enviromental Social and Governance), accountability.

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Eppure, dietro questa apparente modernizzazione, permane un vuoto strutturale: la mancanza di un presidio indipendente, accessibile e confidenziale capace di intercettare e gestire i conflitti prima che diventino crisi.

 

Quel presidio esiste, è ampiamente utilizzato a livello internazionale, ed ha un nome preciso: Ombud.

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Non si tratta di una moda organizzativa né di una soluzione sperimentale.

La United Nations General Assembly Resolution 75/186 ha riconosciuto formalmente il ruolo degli Ombud come strumenti essenziali per:

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• la tutela dei diritti;

• la promozione della buona amministrazione;

• il rafforzamento dello Stato di diritto.

Non solo. Le stesse Nazioni Unite hanno istituito un proprio sistema interno di Ombudsperson, destinato a gestire in modo informale e riservato le criticità organizzative.

Sempre più organizzazioni complesse non sembrano poter più fare a meno di un Ombud.

Eppure, in Italia, questo strumento rimane largamente sottoutilizzato.

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A livello europeo, il European Ombudsman rappresenta uno dei pilastri della buona amministrazione.

Il suo ruolo non è giurisdizionale, ma spesso più efficace:

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• ascolta

• analizza in modo informale

• formula raccomandazioni

• previene il contenzioso.

Nel settore privato e non profit, realtà come Amnesty International hanno introdotto Ombud proprio per affrontare:

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• crisi reputazionali

• conflitti interni

• disfunzioni organizzative.

Il dato rilevante è questo: chi opera in contesti complessi ha già capito che senza un Ombud il sistema non regge.

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L’Italia non è priva di strumenti. Anzi. Abbiamo:

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• una disciplina avanzata sul whistleblowing (D.Lgs. 24/2023)

• sistemi di compliance sempre più sofisticati (modelli 231)

• linee guida ANAC sulla prevenzione della corruzione

• strutture di ascolto nella sanità e nella Pubblica Amministrazione (Ufficio Relazioni col Pubblico, difensori civici, consiglieri di fiducia).

Tuttavia, questi strumenti presentano un limite strutturale: sono frammentati, reattivi e spesso formalistici.

Il whistleblowing o il modello gestionale e organizzativo 231, ad esempio:

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• interviene solo su illeciti;

• attiva dinamiche investigative;

• non è pensato per gestire conflitti relazionali o organizzativi.

L’Ombud, invece:

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• intercetta il disagio prima che diventi conflitto o controversia o addirittura illecito

• opera in via confidenziale

• facilita soluzioni informali

• restituisce all’organizzazione una lettura sistemica dei problemi.

In altri termini: l'Ombud non sostituisce gli strumenti esistenti, li completa e li rende efficaci.

Il vero punto sono pertanto i conflitti invisibili.

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Le organizzazioni (imprese, enti no profit o pubbliche amministrazioni) non falliscono per i conflitti che arrivano in tribunale, falliscono per quelli che:

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• non emergono;

• non vengono ascoltati;

• si trasformano in sfiducia, turnover, inefficienza.

Sono i cosiddetti conflitti silenziosi:

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• tensioni tra reparti

• disallineamenti tra management e base

• criticità nei rapporti con stakeholder

• problemi etici non formalizzati.

È qui che l’Ombud diventa decisivo: dà voce a ciò che altrimenti resta invisibile.

Una questione di potere e di equilibrio

Introdurre un Ombud significa anche affrontare un tema delicato: il riequilibrio del potere interno.

Un Ombud efficace è:

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• indipendente

• non gerarchico

• accessibile a tutti.

Questo può generare resistenze, perché:

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• rompe logiche verticali;

• introduce trasparenza informale;

• consente a soggetti “deboli” di essere ascoltati.

Ed è proprio questo il punto: senza un meccanismo di riequilibrio, la governance resta incompleta.

L'Ombud è un vantaggio competitivo ed una connessione sottovalutata.

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Nel dibattito italiano, l’Ombud è spesso percepito come costo o adempimento. È un errore.

Le organizzazioni che adottano un Ombud ottengono:

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• riduzione del contenzioso

• minori costi indiretti (turnover, assenteismo)

• maggiore retention dei talenti

• migliore reputazione presso investitori e stakeholder

• allegerimento del carico di lavoro del Responsabile Risorse Umane (HR).

In un contesto in cui la fiducia è un asset competitivo, l’Ombud diventa uno strumento di vantaggio strategico.

Perché proprio ora: tre fattori decisivi. Tre dinamiche rendono oggi il tema non più rinviabile:

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1. pressione normativa crescente (ESG, compliance, trasparenza)

2. aumento della complessità organizzativa

3. domanda di affidabilità (accountability) da parte dei dipendenti, collaboratori, fornitori (stakeholder)

A ciò si aggiunge il crescente riconoscimento internazionale dell’istituto.

L’Ombud è pertanto una scelta, moderna e saggia, di Governance, che sia stata adottata o meno o senza una Policy ESG.

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L’assenza di una disciplina organica in Italia non è un limite, ma un’opportunità. Tale vuoto consente alle organizzazioni più evolute di:

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• sperimentare modelli avanzati

• adattarli alle proprie esigenze

• posizionarsi come proattivi nella governance.

L’Ombud non è una figura accessoria. È un indicatore di maturità organizzativa. E, soprattutto, è una scelta di leadership:

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• scegliere di ascoltare, prima ancora che di controllare

• scegliere di prevenire, prima ancora che reagire

• scegliere la fiducia, come infrastruttura del futuro.​​

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E' in questo contesto che MFSD, forte dell'esperienza nello studio, elaborazione, applicazione di nuovi modelli di prevenzione e risoluzione dei conflitti, per prima in Italia, ha deciso di erogare un servizio  ad hoc di Ombud.

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