🚦La “Conferenza di Gestione del Procedimento” (Case Management Conference): la regia invisibile del processo e dell’ADR moderno.

di Pierfrancesco C. Fasano

Dalla gestione del fascicolo alla gestione strategica della controversia

Nel linguaggio della giustizia moderna e dell’ADR internazionale, una delle espressioni più ricorrenti – ma ancora relativamente poco conosciute nel mondo giuridico continentale – è quella di Case Management Conference (“Conferenza di Gestione del Procedimento”).

Si tratta di una riunione preliminare, organizzativa e strategica, nella quale il giudice oppure il tribunale arbitrale, insieme alle parti e ai loro difensori, definiscono le modalità concrete di gestione del procedimento.

La sua funzione non è meramente burocratica. Al contrario, la Case Management Conference (“CMC”) rappresenta oggi uno dei principali strumenti di efficienza procedurale, di contenimento dei costi e di razionalizzazione della controversia.

In sostanza, la Conferenza di Gestione del Procedimento serve a:

• fissare il calendario processuale;

• stabilire termini e scadenze;

• definire le modalità di produzione documentale;

• individuare i testimoni e gli esperti;

• chiarire i punti realmente controversi;

• programmare udienze e attività istruttorie;

• valutare eventuali questioni preliminari;

• esplorare possibili soluzioni conciliative.

La logica è semplice: evitare che il procedimento si sviluppi in modo disordinato, dispersivo o eccessivamente costoso.

Le origini nei sistemi di common law

La Case Management Conference nasce nei sistemi di common law, in particolare negli Stati Uniti e nel Regno Unito, dove il giudice ha storicamente un ruolo molto più attivo nella gestione del processo rispetto alla tradizione continentale europea.

Negli Stati Uniti, il riferimento principale è rappresentato dalla Rule 16 delle Federal Rules of Civil Procedure, che attribuisce al giudice il potere di convocare conferenze preliminari finalizzate alla pianificazione del procedimento.

La Rule 16 consente al giudice di:

• accelerare la definizione della controversia;

• ridurre attività inutili;

• favorire accordi transattivi;

• definire limiti istruttori;

• coordinare discovery, esperti e udienze.

Nel Regno Unito, il moderno case management è stato fortemente sviluppato con le Civil Procedure Rules (CPR) introdotte dopo le riforme Woolf del 1999.

Le CPR attribuiscono al giudice ampi poteri di gestione attiva del procedimento (active case management), tra cui:

• identificare tempestivamente le questioni centrali;

• incoraggiare ADR e mediazione;

• limitare prove e testimonianze superflue;

• controllare tempi e costi del processo.

In particolare, la Part 1 CPR introduce il celebre principio dell’“overriding objective”, ossia il dovere di trattare i casi in modo giusto e proporzionato.

La diffusione nei sistemi europei

Sebbene storicamente più distante dalla cultura processuale continentale, il modello della Conferenza di Gestione del Procedimento si è progressivamente diffuso anche in Europa.

Molti ordinamenti civili stanno infatti introducendo forme di gestione giudiziale attiva del procedimento, soprattutto per contrastare:

• la durata eccessiva dei processi;

• i costi elevati;

• la frammentazione delle attività istruttorie.

Si riscontrano strumenti simili:

• in Francia, con le conferenze di messa in stato;

• in Germania, con l’udienza preliminare di organizzazione;

• nei Paesi Bassi, con le case hearings;

• nei Paesi scandinavi, con sistemi fortemente orientati all’efficienza processuale;

• nelle giurisdizioni commerciali internazionali di Singapore e Dubai.

La tendenza globale è chiara: il procedimento moderno non può più essere lasciato all’improvvisazione.

Esiste una Conferenza di Gestione del Procedimento nel processo civile italiano?

Formalmente, il codice di procedura civile italiano non conosce una vera e propria Case Management Conference nel significato proprio dei sistemi di common law o dell’arbitrato internazionale. Tuttavia, soprattutto dopo la Riforma Cartabia del 2022, il processo civile italiano presenta oggi numerosi elementi riconducibili ad una logica di active case management.

In particolare, gli articoli:

• 127 c.p.c. (direzione dell’udienza);

• 127-bis c.p.c. (udienza mediante collegamenti audiovisivi);

• 127-ter c.p.c. (deposito di note scritte in sostituzione dell’udienza);

• 171-bis c.p.c. (verifiche preliminari del giudice);

• 175 c.p.c. (direzione del procedimento);

• 183 c.p.c. (prima comparizione e trattazione);

attribuiscono al giudice poteri sempre più incisivi di organizzazione e gestione del processo.

L’articolo 175 c.p.c., in particolare, stabilisce che il giudice “esercita tutti i poteri intesi al più sollecito e leale svolgimento del procedimento”. Molti studiosi considerano tale disposizione il vero fondamento teorico del case management italiano.

La Riforma Cartabia ha inoltre rafforzato il ruolo organizzativo del giudice attraverso:

• le verifiche preliminari anticipate ex art. 171-bis c.p.c.;

• la calendarizzazione del processo;

• la possibilità di “dematerializzare” alcune udienze;

• l’obbligo di concentrazione delle attività processuali;

• il rafforzamento dei poteri direttivi del giudice.

Particolarmente significativa è la nuova formulazione dell’art. 183 c.p.c., secondo cui il giudice, decidendo sulle richieste istruttorie, “predispone con ordinanza il calendario delle udienze successive sino a quella di rimessione della causa in decisione”, tenendo conto della natura, urgenza e complessità della causa.

Si tratta di una previsione molto vicina, almeno sul piano teorico, alla logica delle Case Management Conferences internazionali.

Tuttavia, gran parte della dottrina evidenzia come tali strumenti siano ancora applicati in modo disomogeneo e spesso prevalentemente burocratico, senza quella reale cultura del procedural management tipica delle giurisdizioni anglosassoni.

In altre parole, il sistema italiano sembrerebbe oggi possedere molti degli “strumenti normativi” del case management, ma non sempre una piena e diffusa cultura della gestione attiva del processo.

La centralità della Conferenza di Gestione del Procedimento nell’arbitrato internazionale

È tuttavia nell’arbitrato internazionale che la Case Management Conference ha trovato il proprio ambiente naturale.

L’arbitrato, infatti, vive di flessibilità procedurale. A differenza del processo statale, non esiste normalmente una struttura rigida e predeterminata.

Per questa ragione, la Conferenza di Gestione del Procedimento rappresenta il momento fondamentale nel quale il tribunale arbitrale e le parti “costruiscono” il procedimento.

ICC: Articles 22 e 24

Nel Regolamento Arbitrale della International Chamber of Commerce, la Case Management Conference assume un ruolo centrale.

L’articolo 24(1) prevede che il tribunale arbitrale convochi una conferenza di gestione quanto prima possibile.

L’articolo 22(1) stabilisce inoltre che:

• tribunale arbitrale e parti devono compiere ogni sforzo per garantire un arbitrato rapido ed economicamente efficiente;

• occorre tenere conto della complessità e del valore della controversia.

L’Appendix IV delle ICC Rules contiene inoltre esempi pratici di tecniche di case management, tra cui:

• biforcazione del procedimento;

• limitazione delle memorie;

• riduzione della produzione documentale;

• decisione anticipata di questioni preliminari;

• videoconferenze;

• organizzazione efficiente delle udienze.

LCIA: Articles 14 e 15

Anche il regolamento della London Court of International Arbitration (LCIA) attribuisce grande importanza alla gestione procedurale.

Gli articoli 14 e 15 delle LCIA Rules riconoscono al tribunale arbitrale ampi poteri per:

• organizzare il procedimento;

• adottare ordini procedurali;

• limitare prove superflue;

• definire il calendario arbitrale;

• favorire economicità e rapidità.

La LCIA enfatizza particolarmente il principio di proporzionalità.

SIAC, HKIAC e ICDR

Anche i principali centri arbitrali asiatici e statunitensi prevedono strumenti analoghi.

Le Rules della Singapore International Arbitration Centre, della Hong Kong International Arbitration Centre e dell’International Centre for Dispute Resolution attribuiscono al tribunale arbitrale ampi poteri di procedural management.

In particolare:

• SIAC Rule 19;

• HKIAC Article 13;

• ICDR Article 22;

prevedono conferenze preliminari e ordini procedurali finalizzati all’efficienza della procedura.

La Conferenza di Gestione del Procedimento nella mediazione

Sebbene meno formalizzata, una logica simile esiste anche nella mediazione moderna.

Nella mediazione commerciale internazionale, infatti, il mediatore organizza frequentemente sessioni preliminari con le parti e i loro difensori per:

• definire il formato della mediazione;

• stabilire scambi documentali;

• organizzare sessioni congiunte e separate;

• chiarire aspettative e obiettivi;

• individuare questioni preliminari.

Le International Chamber of Commerce e le Singapore International Mediation Centre valorizzano fortemente il ruolo organizzativo del mediatore.

Anche il regolamento del World Intellectual Property Organization prevede incontri preliminari per definire:

• modalità della procedura;

• calendario;

• scambi informativi;

• uso di esperti;

• gestione della riservatezza.

PMAC-UPC: la gestione moderna delle controversie brevettuali

Uno degli esempi più evoluti di integrazione tra gestione procedurale e ADR specialistico è rappresentato dal Patent Mediation and Arbitration Centre, annesso al sistema della Unified Patent Court.

Le PMAC Rules attribuiscono notevole rilievo alla gestione efficiente della controversia in:

• mediation;

• arbitration;

• expert determination.

Mediation Rules

Nelle PMAC Mediation Rules, gli articoli dedicati alla fase preliminare consentono al mediatore di:

• organizzare incontri iniziali;

• definire calendario e modalità operative;

• stabilire lo scambio di informazioni;

• programmare sessioni in presenza o online;

• valutare eventuali questioni tecniche o linguistiche.

L’obiettivo è creare una mediazione altamente specializzata e calibrata sulle esigenze delle controversie brevettuali e tecnologiche.

Arbitration Rules

Nelle PMAC Arbitration Rules, la Conferenza di Gestione del Procedimento iniziale assume un ruolo centrale.

Le Rules prevedono poteri del tribunale arbitrale relativi a:

• procedural timetable;

• produzione documentale;

• gestione di technical experts;

• bifurcation;

• confidentiality;

• hearing management;

• uso di strumenti digitali e online.

Il modello PMAC si ispira chiaramente alle migliori pratiche ICC, LCIA e WIPO, ma con una forte specializzazione IP e UPC-oriented.

Expert Determination Rules

Anche nelle PMAC Expert Determination Rules è prevista una fase iniziale organizzativa.

L’esperto può infatti:

• definire le questioni tecniche da esaminare;

• delimitare il mandato;

• stabilire il calendario;

• richiedere documenti tecnici;

• organizzare audizioni o meeting con le parti.

Ciò è particolarmente importante nelle controversie relative a:

• SEP/FRAND;

• valutazioni tecnologiche;

• royalty;

• licenze;

• compliance tecnica;

• standard industriali.

La Conferenza di Gestione del Procedimento come strumento di strategia procedurale

La Case Management Conference non è soltanto uno strumento organizzativo.

Essa rappresenta oggi una vera fase strategica del procedimento.

È durante la Conferenza di Gestione del Procedimento che le parti comprendono:

• il livello di aggressività procedurale dell’avversario;

• la disponibilità del tribunale a limitare attività superflue;

• l’orientamento verso rapidità o approfondimento istruttorio;

• le concrete possibilità di settlement.

In molti casi, proprio la prima conferenza procedurale determina l’intera architettura della controversia.

Conclusioni

La moderna giustizia civile e commerciale, sia statale sia arbitrale, si sta progressivamente trasformando da modello “reattivo” a modello “gestito”.

La Case Management Conference — o Conferenza di Gestione del Procedimento — rappresenta una delle espressioni più evidenti di questa evoluzione.

Dalla Rule 16 americana alle CPR inglesi, dalle ICC Rules fino alle nuove PMAC Rules del sistema UPC, emerge una tendenza comune: la qualità della giustizia dipende anche dalla qualità della gestione del procedimento.

Non si tratta soltanto di velocità.

Si tratta di proporzionalità, prevedibilità, sostenibilità economica ed efficienza.

In un contesto globale caratterizzato da controversie sempre più tecniche, internazionali e complesse, la Conferenza di Gestione del Procedimento non è più un semplice passaggio preliminare.

È diventata la vera cabina di regia della controversia moderna.